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Los diez aspectos infaltables de las Alcaldías Locales en la contratación

Por: admin.veeduria
Publicado el: Enero 2021

La Veeduría Distrital recordó los 10 aspectos más reiterativos y relevantes que deben tener en cuenta las Alcaldías Locales en la contratación.

La Veeduría Distrital recordó los 10 aspectos más reiterativos y relevantes que deben tener en cuenta los Fondos de Desarrollo Local para celebrar contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, con el fin de seguir contribuyendo desde el control preventivo al fortalecimiento de la gestión contractual en las Localidades.

 

Este decálogo, planteado por la entidad de control preventivo, surge a propósito de un ejercicio periódico que realiza a los Fondos de Desarrollo Local (FDL) conocido como Evaluación de la Gestión Contractual, una de las herramientas que se aplica al conjunto de entidades distritales:

1. Estudios Previos: Garantizar que en los estudios previos se defina y motive con fundamento en criterios objetivos el perfil que deberá acreditar el contratista. Así mismo, se deben fijar las obligaciones específicas a cargo de los contratistas, teniendo en cuenta en cada caso la naturaleza y finalidad del contrato.

Aclarar en los estudios previos que el apoyo a la supervisión podrá ser ejercido no sólo por un servidor público, sino también por contratistas, tal como actualmente lo autoriza el Manual de Supervisión e Interventoría de la Secretaría Distrital de Gobierno.

2. Formato Único de Hoja de Vida: Velar para que en todos los contratos de prestación de servicios, el Formato Único de Hoja de Vida se encuentre soportada documentalmente y se diligencie debidamente por los futuros contratistas, en especial, lo concerniente a la declaración jurada acerca de si se encuentra incurso o no en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad, requisito para la suscripción de contratos.

3. Matriz de riesgos previsibles: Propender porque en los procesos de contratación para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, las matrices de riesgos previsibles correspondan a las singularidades o particularidades de cada caso, evitando la inclusión de matrices tipo o, en todo caso, seleccionado de estas los que serían aplicables.

4.Honorarios: Exhortar para que, en lo sucesivo, no se de ordene, acuerde y/o paguen honorarios que desconozcan los rangos establecidos en el acto administrativo mediante el cual se adopta la tabla de honorarios para contratistas de la entidad, salvo las excepciones consagradas en el mismo, siempre que estén debidamente justificadas.

5. Publicidad en el SECOP: Realizar la publicación de la información en el SECOP, oportuna e integralmente, de todos los documentos asociados a los contratos suscritos, inclusive su ejecución, dentro del término previsto en la normatividad vigente (3 días hábiles siguientes a su expedición) en cumplimiento de la transparencia y para permitir el control social.

6. Gestión documental: Mantener actualizados, en tiempo real, los expedientes con todos los documentos que permitan dar cuenta de sus antecedentes, estado y ejecución, de conformidad con lo dispuesto en la normatividad vigente.

7.  Documentos aportados por el contratista: Exigir que los documentos aportados estén en castellano; verificar que la información allegada por el contratista esté completa y legible; y revisar que los documentos estén firmados.

Omitir exigir al contratista documentos que son de cargo de la Entidad, por ejemplo: afiliación al sistema general de riesgos laborales (ARL); antecedentes disciplinarios, judiciales, fiscales y correccionales. Verificar que los certificados de aptitud médica ocupacional cuenten con fecha visible y legible de expedición, nombre del médico y su registro médico.

 8. Acta de inicio: Evitar, en lo sucesivo, suscribir más de un acta de inicio, para evitar confusiones e imprecisiones en su contenido y las repercusiones jurídicas que ello puede acarrear.

9. Modificaciones contractuales: Exhortar a los supervisores para que cumplan plenamente su responsabilidad, actuando con estricta sujeción a las disposiciones legales y al Manual de Contratación y Supervisión de la Secretaría Distrital de Gobierno, en particular, con lo que tiene que ver con la indispensable motivación para viabilizar las cesiones, suspensiones, adiciones, prórrogas, terminación anticipada o cualquier modificación que se proponga hacer al contrato.

10. Motivación de los actos contractuales y resolución de peticiones: Motivar las decisiones que se adopten durante la actividad contractual, dejando expresa constancia documental en el expediente y en la plataforma SECOP de los antecedentes que las justifican. Resolver las peticiones presentadas por los contratistas durante la ejecución del contrato, dentro de la oportunidad legalmente prevista y publicar la información según lo ordena la norma.

La Veeduría Distrital considera que este decálogo redundará en una mejor gestión local en materia de contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión en las Localidades.

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