Logo Prevención · Transparencia · Incidencia

Prevención · Transparencia · Incidencia

Logo Bogotá mejor para todos

Glosario

Identificación y aplicación de las opciones de mejora para fortalecer los controles de los riesgos.

Proceso mediante el cual la Veeduría Distrital aplica e implementa en las entidades distritales las herramientas de autorregulación y autoevaluación

Descripción de acciones y responsabilidades claves que deben surtirse para que se produzca el resultado esperado

Son los agentes responsables por adelantar los procesos de la entidad

Compromiso adquirido por las entidades distritales en la implementación de las estrategias que eliminen las causas de riesgos en el proceso contractual

Son declaraciones explícitas que en relación con las conductas de los servidores públicos, son acordadas en forma participativa para la consecución de los propósitos de la entidad, manteniendo la coherencia de la gestión con los principios consagrados en la Constitución Política, la ley y la finalidad social del Estado.

Conjunto de etapas secuenciales que se deben desarrollar para el adecuado tratamiento de los riesgos.

Son todas aquellas entidades, grupos de entidades, personas o grupos de personas que son afectadas o pueden afectar los procesos misionales de una entidad.

Aquellos eventos que no controla la entidad y que pueden afectar negativamente su operación.

Razonamiento que permite calificar y evaluar el riesgo inherente, en términos cualitativos y cuantitativos.

Es un procedimiento para determinar las tendencias de lo contratado por la entidad en un período determinado. Permite establecer la naturaleza de los contratos y de los procesos de selección, con el fin de identificar el tipo de contratos o procedimientos de selección en los cuales se concentra la gestión institucional y los principales riesgos.

Es un oxímoron, es decir, una aparente contradicción de términos por cuanto etimológicamente análisis proviene de dividir mientras que holístico significa ‘indivisible’. Mantener un balance entre estos dos aspectos es justamente el aporte de la visión sistémica de un fenómeno.

Persona y grupo de personas dentro de la Entidad encargados de aplicar el prsente manual y construir el mapa de riesgos de la entidad.

Herramienta que permite describir las relaciones entre las causas y las consecuencias de los riesgos. También se conoce como diagrama de espina de pescado.

Son los objetivos con baja motricidad y dependencia y por ello no tienen un alto impacto sobre la entidad.

Son los objetivos que tienen la doble propiedad de alta motricidad y dependencia. Por lo por tanto pueden mover y ser movidos y por eso se vuelven vitales en la gestión de la entidad.

Son los objetivos que tienen una muy baja motricidad pero una alta dependencia.

Son aquellos objetivos que tienen la doble propiedad de mediana motricidad y dependencia, por lo tanto son importantes en la gestión de la entidad.

Agrupa los objetivos con gran motricidad o sea aquellos que “mueven la entidad”.

Delimita el ámbito específico que se medirá en un dominio de acción. Por ejemplo la cobertura de la educación básica primaria en Bogotá.

Permiten clasificar los grupos de interés según su grado de poder, legitimidad y urgencia.

En el contexto de la presente Guía, es el control intrínseco de las actividades realizadas por cada servidor público.

Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política (Decreto 1599 de 2005, anexo técnico).

En el contexto de la presente guía, es el control intrínseco de las actividades asociadas con los roles (o los cargos) y sus relaciones en los procesos de la entidad.

Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la constitución, la ley y sus reglamentos (Decreto 1599 de 2005, anexo técnico).

En el contexto de la presente Guía, es la capacidad de formular, promulgar, ejecutar y verificar el cumplimiento de las normas internas relacionadas con el control interno de la entidad.

Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del sistema de control interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública (Decreto 1599 de 2005, anexo técnico).

Diagnostico destinado al mejoramiento de la gestión contractual, en la cual se reflejan las costumbres de precios y compras de las entidades distritales.

Es la experiencia de la institución, en cabeza de las personas y/o registrada a través de manuales, para el manejo de la gestión contractual.

Conferencias, charlas, talleres, diplomados o seminarios que permitan la cualificación de un grupo especifico de personas en temas relacionados con la contratación estatal.

Son los medios, circunstancias y agentes que pueden generar riesgos.

Son los agentes que reciben los bienes o servicios que ofrece la entidad. También se denominan como beneficiarios o usuarios.

Permite diagnosticar la capacidad estratégica de una entidad situándola en uno de tres estadios de desarrollo: incipiente, medio y avanzado.

Hace referencia al documento que contiene la redacción de la misión, de la visión, de los objetivos corporativos, de las políticas y de los valores de la Entidad. Puede incluir también los factores esenciales de éxito y cualquier otro tipo de componente corporativo que le dé dirección y razón de ser a la Entidad.

Es un proceso de coordinación de acciones.

Proceso cuyo propósito es socializar el tema de riesgos dentro de la entidad para que haya una acción conjunta y unificada en su tratamiento.

Es el sitio donde se agrupan los contratos de acuerdo con la variable que se analiza.

Conjunto de estudios, experiencias, metodologías, aplicadas para la resolución de un tema específico.

Consiste en identificar cada uno de los pasos o actividades secuenciales que se desarrollan en la gestión contractual, desde la etapa de planeación, pasando por las etapas precontractual y contractual hasta la etapa de sostenibilidad de las obras, bienes o servicios, comparada con el modelo del manual.

Acción que minimiza la probabilidad de ocurrencia de un riesgo o el impacto producido ante su materialización.

Acción orientada a eliminar las causas del riesgo materializado para evitar que vuelva a ocurrir.

Es un control externo sobre el mecanismo de control ejercido por una institución especializada sobre otra.

Es aquel que se realiza sobre los sistemas de control de una organización para asegurar la existencia y efectividad de dichos sistemas. Puede realizarse externamente, como cuando la CGR evalúa los mecanismos de control que ha desarrollado una entidad, o puede ser realizado internamente cuando la oficina de control interno de una entidad evalúa sus propios sistemas de control.

Se ejerce desde fuera del proceso en consideración, por ejemplo, las auditorias tradicionales (financiera, legal, de gestión, física, entre otras). su propósito es asegurar la cohesión organizacional en el dominio donde tal proceso se realiza con respecto a parámetros acordados previamente. Este tipo de control suele ser esporádico, pero regular.

Es un sistema de actividades inmersas en los procesos de la entidad cuya operación interrelacionada apunta al logro de los objetivos institucionales de la entidad.

Es un sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos (Ley 87 de 2003, art. 1).

Es aquel que se encuentra inmerso en las actividades que desarrolla una organización. Los llamados círculos de calidad, en su operación, son un ejemplo claro de control intrínseco.

Se define como un proceso cuyo propósito es cerrar la brecha entre el estado actual que se observa en la organización y el estado futuro que se desea alcanzar.

Acción orientada a eliminar las causas del riesgo para prevenir su ocurrencia o materialización.

Permite formarse un juicio sobre el estado actual del indicador. Para esto el criterio de comparación debe incluir una condición (que se especifica por medio de un operador lógico: mayor que, menor que, igual a, pertenece al conjunto, entre otros) y un conjunto de valores esperados. El criterio para el caso de la cobertura de la educación primaria en Bogotá puede ser “…mayor al 70 %…”, lo cual significa que un valor del indicador menor o igual al 70% se interpretaría como un estado no adecuado para la gestión de la educación básica primaria en el Distrito Capital.

Herramienta que permite observar el alineamiento entre procesos y sistemas de información en una entidad.

Es un instrumento en donde se plasman, para cada objetivo estratégico de la entidad, sus metas, indicadores e iniciativas asociadas. El cuadro permite hacer un seguimiento al desarrollo de los objetivos estratégicos de la entidad.

Situación interna que la entidad puede controlar y que puede afectar su operación.

Permite el cálculo numérico del indicador como una función de un conjunto de variables.

Consiste en especificar cuáles son los bordes del sistema organizacional que se está estudiando. En otras palabras, identificar aquellos procesos que definen el quehacer de la entidad así como los agentes que participan en él.

Es un gráfico que permite describir los procesos misionales de una entidad organizados jerárquicamente según los criterios tecnológicos, geográficos, de tiempo y de segmentación.

Es delegación más capacidad de acción. Equivale al término empoderar.

Es el conjunto de acciones que apuntan a la prevención de los riesgos que pueden presentarse en el proceso contractual.

Es el proceso mediante el cual se define el nivel de discrecionalidad en los procesos de apoyo de una entidad con respecto a sus procesos misionales.

Es el ámbito, contexto ó perspectiva institucional que podría afectar o verse lesionado ante la ocurrencia de un evento de riesgo. (Estratégico, Cumplimiento, Financiero, Operativo y Tecnológico).

Es el contexto en el que se interpreta un indicador.

Mide el grado de cumplimiento del propósito de un proceso. Responde a la pregunta ¿para qué se hizo?

Mide el cumplimiento de metas de un proceso. Responde a la pregunta ¿qué se hizo?

Mide el uso óptimo de los recursos necesarios para realizar un proceso. Responde a la pregunta ¿cómo se hizo?

Se refiere a la manera particular en que una persona encargada de un proceso organizacional desarrolla su rol.

Se concentran en la manera en que se organizan y utilizan los recursos del proceso bajo observación.

Tienen como propósito modificar (aumentar, redistribuir o alterar de alguna manera permanente) los recursos necesarios para llevar a cabo el proceso.

Es el conjunto de roles, recursos y sus relaciones que desarrollan la misión-en-uso de una entidad.

Las actuaciones adelantadas por la Veeduría Distrital para llevar a cabo la revisión de los procesos contractuales.

Consiste en determinar el impacto y la probabilidad de ocurrencia del riesgo.

Conocimiento que se adquiere con la práctica. Utilización del conocimiento en su quehacer diario.

Son aquellos aspectos en los cuales la gestión debe ser exitosa para asegurar que la estrategia de la administración de la entidad ha sido desarrollada a cabalidad. En el sector público, los factores claves de éxito están normalmente asociados con las estrategias que define cada nueva administración para cumplir con las metas que se ha fijado de acuerdo con sus propias prioridades.

Son aquellos aspectos esenciales para la viabilidad de la entidad. En otras palabras, si la gestión en uno de estos factores falla, es probable que la existencia misma de la organización esté en entredicho.

Esta gerencia integra todos aquellos procesos internos que permiten coordinar, monitorear y cohesionar los procesos misionales que desarrolla la entidad. Es decir, asegura la calidad de los bienes y servicios que ofrece la entidad de acuerdo con parámetros de eficacia, eficiencia, efectividad y demás estándares acordados (economía, ecología, entre otros).

Es un proceso que se activa en caso de que efectivamente suceda un siniestro dentro de la entidad. Para ello se busca tener un protocolo que, de acuerdo con el plan de contingencia y continuidad que se haya diseñado en la etapa de tratamiento, se pueda desarrollar de una manera coordinada y con los debidos escalamientos en su accionar.

Esta gerencia, si es posible y necesario, redefine o actualiza el contexto de la misión y la visión de la entidad. También anticipa cambios en su entorno: en las necesidades de sus clientes (usuarios o beneficiarios), en la tecnología necesaria para su quehacer organizacional, en las relaciones con sus suministradores, en el comportamiento y la estrategia de la competencia –si esta existe– o en las normas que regulan su operación.

La gerencia de desempeño de una organización (pública o privada) reúne todos aquellos procesos tendientes a gestionar las relaciones de la entidad con su entorno actual. El entorno de una entidad está constituido por sus clientes (beneficiarios o usuarios), sus suministradores (o proveedores), su Competencia (si esta existe en el ámbito de operación de la entidad) y sus reguladores.

Es el proceso por medio del cual las organizaciones en todas las industrias valoran, controlan, explotan, financian y monitorean el riesgo de todas las fuentes con el propósito de incrementar el valor a los grupos de interés.

Busca generar un proceso de reflexión interna y compartida que permita a la entidad capitalizar las experiencias acumuladas con esta visión de gestión de sus riesgos.

Se denominan así a los grupos que tienen poder para influir sobre la entidad y además tienen urgencia para satisfacer sus expectativas y necesidades, pero carecen de legitimidad (vg. Algunos trabajadores no sindicalizados).

Son aquellos grupos que poseen los tres atributos, son legítimos, tienen urgencia y pueden ejercer gran poder sobre la entidad (vg. organismos de control y algunos grupos de usuarios).

Son grupos considerados como legítimos por la entidad que, además, tienen urgencia sobre la satisfacción de expectativas y necesidades pero carecen de poder para influir sobre el quehacer de la entidad (vg. Algunas asociaciones de usuarios y algunos grupos ecológicos).

Son grupos de alta legitimidad pero de poca urgencia y carecen de poder para influir en la entidad (vg. Algunas ONGs).

Son aquellos grupos que aunque no tienen urgencia si poseen legitimidad y poder de influir (vg. proveedores únicos).

Se caracterizan porque tienen mucha urgencia por satisfacer sus necesidades pero carecen de poder y de legitimidad (algunos grupos de protesta).

Metodología que requiere capturar la percepción de un determinado público sobre un tema específico. Para el caso de este manual, será la percepción que tienen los contratistas y oferentes seleccionados y no seleccionados de la gestión contractual de la Entidad.

Pueden ejercer un gran poder sobre la entidad pero carecen de legitimidad y de urgencia (vg. un grupo al margen de la ley).

Es un formato en donde se registran las características más relevantes de un indicador.

Establece la estructura del riesgo, fuentes o factores internos o externos generadores de riesgos.

Consecuencias que pueden ocasionar a la Entidad la materialización del riesgo.

Es el resultado de una función calculada periódicamente en un dominio de acción. El valor que se obtiene de aplicar la función indica el estado en que se encuentra el aspecto que mide el indicador en ese dominio de acción; por ejemplo, la cobertura de educación básica primaria en las escuelas públicas en el distrito capital en un mes y un año determinados.

Es el cuociente entre dos valores de un indicador.

Mide el balance entre la gestión del presente y la inversión del futuro en el aspecto al que se refiere el indicador correspondiente.

Se calcula como el cuociente entre el óptimo efectivo de un indicador y el óptimo potencial del mismo indicador o viceversa según sea la definición operacional del indicador. Un valor bajo de latencia indica un bajo nivel de inversión o que esta no causa los efectos esperados sobre el indicador Respectivo. Su dimensión temporal es el futuro.

Se calcula como el cuociente entre el valor de actualidad de un indicador y el óptimo efectivo del mismo indicador o viceversa según sea la definición operacional del indicador. Un valor bajo de logro indica problemas en la gerencia (o gestión) de recursos. Su dimensión temporal se refiere al presente.

Es un método común para diferenciar estilos de dirección. Se construye con base en la identificación de cuatro preferencias a partir de la forma en que una persona se hace cargo de los siguientes aspectos propios de la gestión organizacional: ¿hacia dónde prefiere enfocar sus acciones?, ¿cómo prefiere procesar la información?, ¿cómo prefiere tomar decisiones? y ¿cómo prefiere organizar sus actividades?

Se define como datos más significado (o propósito). Esto quiere decir que los datos se convierten en información en el momento en que se les asigna un propósito, es decir, cuando tácita o explícitamente se establece para qué van a ser utilizados.

Son actividades, programas, proyectos o esfuerzos especiales que, contando con recursos asignados (humanos, técnicos, financieros, etc.) apuntalan o contribuyen al logro de uno o varios objetivos estratégicos. En el caso del sector educativo, algunas iniciativas podrían ser construir un colegio o implementar un programa contra la deserción académica.

Son agentes que no forman parte de la entidad, pero pueden afectar su operación como resultado (intencional o no) de sus acciones. Típicamente la competencia (cuando esta existe) y los reguladores de una entidad conforman sus intervinientes.

En este contexto, se refiere a la percepción generalizada de que las acciones de un grupo son deseables o apropiadas de acuerdo con un conjunto de expectativas socialmente aceptadas tales como normas, valores, creencias y modelos mentales compartidos.

Es un diagrama que describe los macroprocesos y principales procesos de una entidad.

Herramienta metodológica que permite hacer un inventario de los riesgos de forma ordenada y sistemáticamente definiéndolos y haciendo un análisis de su probabilidad de ocurrencia e impacto, incluyendo su evaluación, valoración, controles existentes y acciones preventivas.

Es la representación gráfica de los objetivos planificados para el logro de la estrategia o política de una entidad.

Permite identificar los objetivos estratégicos de mayor motricidad o grado de incidencia.

Esta matriz cruza los procesos misionales de una entidad con sus procesos de apoyo y permite realizar una distribución de discrecionalidad en la entidad.

Se utiliza para registrar cuál es el nivel de riesgo, es decir, cuál es la magnitud de sus consecuencias y la frecuencia con que se puede presentar.

Conjunto de actividades interrelacionadas que permiten balancear el nivel de discrecionalidad de un proceso asegurando su cohesión entre los procesos misionales que apoya.

El propósito de este mecanismo es evitar (o anticiparse) a la ocurrencia de quiebres en la realización del proceso como consecuencia de la discrecionalidad. La conformación de comités que se reúnen periódicamente para tratar casos atípicos; la redacción y divulgación de manuales, estándares y formatos; el empleo de sistemas de información y la realización de cursos de entrenamiento son todos ejemplos de mecanismos que ayudan a una coordinación entre procesos de apoyo que han sido delegados.

Permite la definición y divulgación de políticas, pautas y condiciones o restricciones generales que facilitan la regulación del proceso de apoyo. Estas reflejan el ethos organizacional, los principios y valores de la entidad y, por lo tanto, no son negociables. Ejemplos de estas son normas internas sobre calidad; principios sobre equidad de género en la contratación de personal; políticas sobre contaminación del medio ambiente; normas sobre seguridad industrial; restricciones sobre el uso de “software” pirata; políticas sobre el empleo de plataformas de comunicación, etc.

Su propósito es asegurar la estabilidad de los compromisos y acuerdos establecidos al momento de distribuir discrecionalidad en el proceso de apoyo bajo consideración. Las actividades de auditoria son propias de este mecanismo de monitoreo.

Es necesario para que la delegación de un proceso pueda ser efectiva. El mecanismo incluye acordar indicadores y metas que puedan usarse para medir la gestión del responsable del proceso.

Ocurre cuando el tiempo del ciclo de control es muy similar al tiempo de medición del indicador.

Conjunto de operaciones ordenadas con las cuales se pretende obtener un resultado.

Estudio de los métodos o la aplicación coherente de un método.

Matriz de Impacto Cruzado con Multiplicación Aplicada a una Clasificación. Es una aplicación que permite construir la matriz de análisis estructural (MAE). En la siguiente dirección de internet: http://www.3ie.fr/lipsor/ se puede obtener gratuitamente con la guía de operación correspondiente.

Es el texto que plantea la razón de ser de una entidad.

Es la que se deriva de observar los procesos que realiza una entidad de manera cotidiana.

Describe los componentes de un proceso cíclico de monitoreo de la gestión de un proceso.

Describen la manera en que una entidad agrupa sus procesos misionales de acuerdo a la segmentación del mercado que realiza para ofrecer bienes o servicios diferenciados.

Describen la forma en que una entidad agrupa sus procesos de acuerdo a las necesidades de establecer turnos en su operación.

Son descripciones de la forma en que una entidad agrupa sus procesos.

Describen la forma en que una entidad distribuye geográficamente sus procesos.

Es un diagrama de flujo que describe las relaciones entre los macro-procesos de una entidad.

Proceso mediante el cual se hace un seguimiento al cumplimiento de los objetivos estratégicos de una entidad.

Proceso mediante el cual se hace un seguimiento a la gestión de los procesos de una entidad.

Proceso que busca realizar un seguimiento al comportamiento del riesgo, determinar sus índices y alertas tempranas.

Enuncian el estado final deseado hacia el cual está dirigida la acción de la entidad, área, proyecto, proceso, programa o plan. Por ejemplo, un objetivo de la Secretaria de Educación puede ser lograr una cobertura total en educación básica primaria para la población menor de diez años.

Posibilidades disponibles para administrar el riesgo (evitar, reducir, transferir o asumir el riesgo residual).

Es el máximo valor (o el mínimo, según sea el sentido de interpretación del indicador), que puede tomar el indicador aceptando las restricciones actuales de la entidad.

Es el máximo valor (o el mínimo, según sea la interpretación del indicador) que este tomaría si la gerencia de la entidad invirtiera para reducir (o eliminar) las restricciones actuales. Este valor es el resultado de un proceso de negociación de recursos y refleja los compromisos adquiridos.

Son los agentes responsables por la gerencia de la entidad y tienen, además, la capacidad para modificar sus procesos misionales.

Su finalidad se centra en dar señales de integridad y transparencia, para prevenir sobornos, desde las entidades públicas en los procesos de contratación, por excelencia el escenario de negocios entre el sector público y sector privado.

Son eventos adversos que se originan en una entidad.

Identifica las necesidades de capital organizacional, capital intelectual y capital tecnológico necesarias para adelantar los procesos y generar los productos y los servicios que brinda la entidad. En otras palabras, es el conjunto de activos intelectuales que deben desarrollarse para aprender y mejorar continuamente; por ejemplo, conocimientos, destrezas y actitudes, motivación y entendimiento de la estrategia. Busca responder la pregunta: ¿cómo debe nuestra entidad aprender e innovar para alcanzar sus objetivos?

Aglutina los procesos requeridos para hacer realidad la promesa de valor y obtener así la satisfacción del ciudadano; por ejemplo, atención de solicitudes y de imprevistos, tiempos de respuesta y facilidades de atención. La pregunta que ayuda a delimitar esta perspectiva es: ¿en qué procesos debemos ser excelentes para satisfacer las necesidades de los ciudadanos?

Refleja los términos en que la promesa de valor se ha diseñado para alcanzar el fin último de la entidad; por ejemplo, calidad del servicio, precio, oportunidad, calidad de la atención, cobertura de los tipos de servicios. Mide las expectativas que los ciudadanos tienen sobre los bienes y servicios que se ofrecen. La pregunta que ayuda a precisar el alcance de esta perspectiva es la siguiente: ¿cuáles son las necesidades prioritarias de los ciudadanos que debemos atender o satisfacer?

Se refiere tanto a los objetivos asociados al financiamiento de la entidad, sus costos e ingresos, como a la rentabilidad. Tiene en cuenta aspectos como eficiencia en la ejecución presupuestal, eficiencia en el recaudo, manejo del portafolio y gestión del riesgo, entre otros. Su propósito es asegurar y garantizar las promesas de valor ofrecidas. Esta perspectiva busca responder las preguntas: a) ¿de qué manera podemos garantizar el manejo eficiente y transparente de los recursos financieros y la capacidad de generar excedentes para transferir al Distrito? (para las entidades que aplique); y b) ¿qué objetivos financieros debemos lograr para ser exitosos?

Son las dimensiones para describir el desempeño estratégico de la entidad en la forma de construir la promesa de valor hacia la comunidad y la ciudadanía.

Documento que contiene el conjunto de acciones inmediatas, recursos, responsables y tiempos establecidos para hacer frente a la materialización del riesgo y garantizar la continuidad del servicio.

La capacidad para influir en el logro de los objetivos de la entidad por parte del grupo de interés.

Una medida para estimar la posibilidad de que ocurra un incidente o evento.

Formas específicas de llevar a cabo el proceso, en una secuencia lógica de actividades.

Es un conjunto de actividades mediante las cuales se transforman tipos de datos. Estos procedimientos pueden ser manuales o automatizados. Estos últimos suelen ser los componentes de sistemas de información ya existentes en la entidad.

Conjunto de operaciones secuenciales interrelacionadas que transforman insumos (necesidades, recursos y controles) en bienes o servicios.

Conjunto de acciones de carácter técnico, jurídico y ético orientado a garantizar objetividad, igualdad y transparencia en los procesos de selección de contratistas, en la ejecución de los contratos y en la rendición de cuentas de la gestión.

Es el objeto de la evaluación, incluye tanto las modalidades de selección acogidas por las Entidades como los contratos propiamente dichos en cada una de sus etapas.

Apoyan los procesos misionales.

Desarrollan la promesa de valor de la entidad.

Conjunto de operaciones secuenciales interrelacionadas que tienen características comunes en todas las organizaciones (estratégicos, de apoyo y evaluación).

Es el resultado o contribución que una entidad hace al ciudadano, usuario o cliente. En el caso de una entidad Distrital, se refiere a los beneficios que este recibe en el marco legal vigente del estado social de derecho. Por ejemplo, atender expectativas de sectores o actores externos clave en aspectos relacionados con salud, seguridad, medio ambiente o educación.

Se refiere a la razón de ser del proceso. Suelen distinguirse cuatro: coordinar, monitorear, proveer inteligencia y definir la estrategia.

Relación de acciones preventivas y correctivas que deberán adoptar las entidades distritales con el fin de erradicar o corregir las situaciones observadas por el órgano de control.

Es una estrategia de información en donde los responsables de observar el valor de los índices únicamente recibirán reportes cuando algo vaya mal, es decir, cuando los valores calculados estén por fuera de aquellos definidos como esperados (o aceptables).

Identificación de los actores institucionales o externos que intervienen en cada una de las actividades que conforman el proceso contractual.

Es la posibilidad de que suceda algo que tendrá un impacto (negativo o positivo) en la gestión (global o de un ámbito determinado) de una entidad. De aquí que el riesgo se mida en función de dos aspectos: la posibilidad de su ocurrencia y las consecuencias correspondientes de llegar a suceder.

Es aquél que la entidad está dispuesta a tolerar en su operación diaria.

Aparece en la intersección entre el grado de vulnerabilidad de la organización en un dominio y el grado de la amenaza de un evento en ese dominio.

Es el riesgo que permanece después de que se han tomado las medidas de salvaguarda o tratamiento para reducir los efectos de un evento adverso.

Relacionados con daños o afectaciones a los grupos de interés de la entidad.

Asociados con daños por la pérdida del conocimiento e información vital para el desarrollo de las actividades de una entidad. En el caso de las entidades del Distrito pueden ocurrir, por ejemplo, por la pérdida de fichas catastrales para el pago de impuestos.

Se asocian con la capacidad de la entidad para cumplir con los requisitos legales, contractuales, de ética pública y en general con su compromiso ante la comunidad.

Generan un daño en la confianza por parte de la ciudadanía hacia la institución. En el caso de las entidades distritales, estos riesgos se pueden relacionar con la confianza que tiene la ciudadanía en las decisiones de la administración.

Asociados a daños en insumos, materias primas, y, en general, en los suministros que permiten desarrollar el objeto social.

Se asocia con la forma en que se administra la entidad. El manejo del riesgo estratégico se enfoca a asuntos globales relacionados con la misión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la clara definición de políticas, diseño y conceptualización de la entidad por parte de la alta gerencia.

Se relacionan con el manejo de los recursos de la entidad, que incluye la ejecución presupuestal, la elaboración de los estados financieros, los pagos, manejos de excedentes de tesorería y el manejo sobre los bienes de cada entidad. De la eficiencia y transparencia en el manejo de los recursos, así como de su interacción con las demás áreas, dependerá en gran parte el éxito o fracaso de toda entidad.

Están relacionados con daños por incumplimiento de obligaciones tributarias.

Relacionados con sanciones de tipo legal como intervenciones, multas, pérdida de una licencia de operación o de la personería jurídica, entre otros. Estos riesgos suelen estar vinculados también con sanciones económicas. Un ejemplo relevante para las entidades distritales puede ser la liquidación de una empresa de servicios públicos como la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá (EAAB).

Se refieren al daño o degradación que limita o restringe el desarrollo normal de los procesos, la producción y entrega de productos y la prestación de servicios. En el caso de las entidades distritales, se puede mencionar la limitación para suministrar un servicio público.

Comprende los riesgos relacionados tanto con la parte operativa como con la técnica de la entidad, incluye riesgos provenientes de deficiencias en los sistemas de información, en la definición de los procesos, en la estructura de la entidad, la desarticulación entre dependencias, lo cual conduce a ineficiencias, oportunidades de corrupción e incumplimiento de los compromisos institucionales.

Asociados con los daños ocasionados por la violación de una prescripción u obligación legal, por ejemplo, el incumplimiento de la presentación de estados financieros ante la Contraloría Distrital. En algunos casos, no hay gran diferencia entre los riesgos legales y los regulatorios.

Se asocian con la capacidad de la entidad para que la tecnología disponible satisfaga sus necesidades actuales y futuras y soporte el cumplimiento de la misión.

Verificación de las acciones implementadas por las Entidades para atender las recomendaciones de la Veeduría Distrital.

Materialización del riesgo.

En el contexto de esta Guía, un sistema es un conjunto de actividades humanas interrelacionadas que apuntan a un propósito.

Es un sistema de actividades humanas interrelacionadas que asegura el desarrollo de las capacidades de autocontrol, autorregulación y autogestión en una organización.

Son recursos tecnológicos que posibilitan el desarrollo de las actividades recurrentes de la organización.

Respaldan los procesos de apoyo de la entidad, por ejemplo, el sistema de información de la nómina de una institución o el sistema de información relacionado con el inventario de activos de la entidad.

Apoyan los procesos misionales de la entidad, por ejemplo, el sistema de banca por internet que permite realizar transacciones entre las cuentas de un cuenta-habiente, o el sistema de información catastral del Distrito.

Apoyan los procesos de monitoreo, control y toma de decisiones, por ejemplo el cuadro de mando integral que permite monitorear la estrategia de una entidad o el sistema de información de indicadores de gestión.

Son los agentes que proveen los insumos necesarios para realizar los procesos misionales de la entidad.

Metodología para determinar transformación, actores, suministradores, clientes, organizadores e intervinientes.

Conjunto de herramientas e instrumentos aplicados en la manipulación de cosas materiales y físicas.

Es la utilización de herramientas de software y computadores dentro del proceso de contratación.

Corresponde a la frecuencia de medición del indicador respectivo.

Se refiere al tiempo que transcurre desde el momento en que el responsable del proceso se percata de que existe una diferencia entre el valor actual del indicador y el valor esperado del mismo hasta el momento en que las decisiones que toma afectan nuevamente el valor del indicador. Este tiempo depende de los procesos de comunicación que caracterizan el control de gestión del proceso correspondiente.

Hacer referencia a la naturaleza del contrato. Estos pueden ser, de obra pública, de suministro, de concesión, de prestación de servicio, de consultoría, etc.

Es un agrupamiento jerárquico de datos.

Clasificación de indicadores de gestión de procesos de una entidad.

Proceso que tiene como propósito determinar el riesgo residual con el cual la entidad debe convivir, establecer el conjunto de salvaguardas que se deben adoptar para reducir el riesgo inicial y formular los planes de contingencia que permitan la recuperación de la entidad y su continuidad en el servicio en caso de un siniestro.

Se refiere al grado con el cual las demandas de un grupo requieren de atención inmediata.

Es el resultado de confrontar la evaluación del riesgo con los controles existentes.

Describen las estrategias o programas para alcanzar la promesa de valor. Es una clasificación asociada a una cadena de objetivos que atraviesa las cuatro perspectivas comunes y que por sí sola tiene un sentido y una coherencia particular para alcanzar la promesa de valor. En general, los vectores están asociados a dos aspectos fundamentales de la gestión estratégica: crear valor futuro y garantizar el funcionamiento actual de la entidad.

Entidad de vigilancia, control y asesoría, para la transparencia y efectividad de la gestión pública del Distrito. Entidad descentralizada del orden Distrital, creada por el Decreto Ley 1421 de 1993, que lo define como organismo de control preventivo. Su estructura orgánica y funcional fue dada por el Acuerdo Distrital 24 de 1993 reformado por el Acuerdo Distrital 204 de 2006 en cuanto modifica la estructura orgánica, la planta y ajusta la nomenclatura y clasificación de los empleos. La Entidad cuenta con autonomía administrativa y presupuestal. El Acuerdo Distrital 24 de 1993 crea cuatro Veedurías Delegadas: Veeduría Delegada para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal, Veeduría Delegada para la Participación y los Programas Especiales, Veeduría Delegada para la Atención de Quejas y Reclamos y Veeduría para la Contratación.

Período de tiempo durante el cual el órgano de control realiza la revisión de los procesos contractuales de las entidades y acopia la información necesaria para la elaboración del correspondiente informe.